Cada decisión cuenta: cómo la gestión financiera puede impulsar eventos más sostenibles
Cuando hablamos de sostenibilidad y descarbonización en la industria de reuniones, es común pensar primero en acciones relacionadas con el consumo de energía, la gestión de residuos, la movilidad o el uso responsable de los recursos. Sin embargo, detrás de cada evento existe una serie de decisiones financieras que hacen posible su operación y que también pueden contribuir a que los procesos sean más eficientes y responsables. Desde Tesorería, entendemos que la sostenibilidad no pertenece exclusivamente a un área determinada: es un esfuerzo transversal en el que cada decisión, por pequeña que parezca, puede generar un impacto positivo.
La gestión financiera tiene una relación directa con la eficiencia de los recursos. Administrar adecuadamente el flujo de efectivo, mantener una relación ordenada con los proveedores, planificar los pagos y evaluar las inversiones son actividades que permiten que una organización opere de manera estable y pueda tomar mejores decisiones.
En el Centro de Convenciones de Costa Rica (CCCR), esta perspectiva adquiere especial relevancia porque cada evento requiere coordinar múltiples servicios, proveedores y recursos para ofrecer una experiencia de calidad, al mismo tiempo que se busca avanzar hacia modelos de operación cada vez más sostenibles.
Un ejemplo concreto se encuentra en la gestión de los plazos de pago a proveedores. Actualmente se trabaja con diferentes condiciones, entre ellas plazos de 8, 15 y 30 días. En la medida de lo posible, se procura que la mayoría de los proveedores opere bajo un plazo de 30 días, lo que permite realizar una administración más eficiente del flujo de efectivo y contar con una mayor capacidad de planificación financiera. Al mismo tiempo, existen casos particulares en los que los plazos más cortos son necesarios, especialmente cuando se trata de productos perecederos. En estas situaciones, la decisión responde a una necesidad operativa y busca acompañar una planificación de compra adecuada, de manera que se adquiera únicamente lo necesario y se reduzca la posibilidad de generar merma y desperdicio.
Este ejemplo demuestra que una decisión financiera no debe analizarse únicamente desde la perspectiva del costo. También es importante considerar cómo las condiciones de pago, la planificación y la coordinación con los proveedores pueden favorecer una operación más eficiente.
Cuando los recursos se administran de manera ordenada, es posible tomar decisiones de compra con mayor previsión y evitar situaciones que puedan traducirse en excedentes, desperdicios o reprocesos.
La sostenibilidad, en este sentido, también significa utilizar de manera responsable aquello que se tiene disponible.
Otro ejemplo es la adquisición e implementación de tótems de autoservicio. Esta inversión representa una decisión orientada a mejorar la eficiencia de los procesos de pago y la experiencia de los usuarios, pero sus beneficios también pueden observarse desde una perspectiva más amplia. La automatización contribuye a reducir errores humanos, disminuye la necesidad de manipulación directa de efectivo y limita el contacto físico durante las transacciones. Además, al hacer más ágiles determinados procesos, estas herramientas pueden contribuir a disminuir reprocesos y optimizar el uso del tiempo y de los recursos disponibles.
Este tipo de decisiones refleja una idea fundamental: una inversión puede generar valor económico y, al mismo tiempo, favorecer una operación más eficiente. No se trata de asumir que toda inversión tecnológica es automáticamente sostenible, sino de evaluar de manera integral qué problemas resuelve, qué recursos permite optimizar y qué impactos positivos puede generar en el funcionamiento cotidiano.
Desde esta perspectiva, la gestión financiera adquiere un papel estratégico en la construcción de una operación preparada para responder a los desafíos actuales de la industria de reuniones.
Esta visión se conecta con la metodología CarbonClear Events By Heroica, mediante la cual el Centro de Convenciones de Costa Rica incorpora la descarbonización como un componente transversal de sus eventos. La metodología permite abordar el impacto climático desde diferentes dimensiones de la organización de un evento y orientar las decisiones hacia la reducción y gestión de las emisiones asociadas. En este contexto, el aporte de Tesorería se encuentra en respaldar, desde la gestión financiera, las condiciones que permiten que las distintas áreas puedan implementar soluciones más eficientes y tomar decisiones responsables sobre los recursos.
Por ejemplo, una planificación financiera adecuada puede facilitar la evaluación y adquisición de herramientas que mejoren los procesos, mientras que una gestión responsable de proveedores y compras puede contribuir a que los recursos se utilicen de acuerdo con las necesidades reales de cada operación. De esta manera, la descarbonización no debe entenderse como una acción aislada que ocurre únicamente durante la ejecución de un evento. Es el resultado de múltiples decisiones que comienzan antes de que el primer asistente ingrese al recinto y que continúan durante toda la planificación, ejecución y evaluación del evento.
Para Tesorería, asumir esta perspectiva implica reconocer que los números también cuentan una historia sobre sostenibilidad. Cada presupuesto, cada pago, cada inversión y cada decisión relacionada con los recursos puede influir en la manera en que se desarrolla una operación.
La eficiencia financiera y la sostenibilidad no son necesariamente objetivos separados; cuando se toman decisiones con planificación y visión de largo plazo, pueden complementarse y generar beneficios tanto para la organización como para sus clientes, proveedores y el entorno.
El futuro de los eventos sostenibles requerirá precisamente esta mirada integral. No será suficiente con implementar buenas prácticas en una sola área: será necesario que cada departamento identifique cómo puede aportar desde sus propias responsabilidades. En Tesorería, esto significa continuar fortaleciendo una gestión financiera ordenada, promover una planificación adecuada, apoyar inversiones que generen eficiencia y trabajar de manera coordinada con las demás áreas para que los recursos disponibles se conviertan en acciones que aporten valor.
La sostenibilidad, al final, también se construye con decisiones cotidianas. Algunas pueden parecer exclusivamente financieras, pero sus efectos alcanzan la operación completa. Administrar mejor un recurso, evitar una compra innecesaria, reducir un error, automatizar un proceso o respaldar una inversión adecuada son acciones que, integradas dentro de una estrategia más amplia como CarbonClear Events By Heroica, contribuyen a avanzar hacia una industria de reuniones más eficiente y preparada para la descarbonización.
Porque en la construcción de eventos sostenibles no existe una decisión demasiado pequeña. Cada decisión cuenta.
Tesorera
Centro de Convenciones de Costa Rica
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